Abroadz · Внутренний регламент
Воронка найма куратора
по направлению зарубежного образования
| # | Этап | Ответственный | Срок |
|---|---|---|---|
| 1 | Проверка в переписке — кейсы + подтверждение | Ксения | 1–3 дня |
| 2 | Первое собеседование — знания + условия | Ксения | 30–45 мин |
| 3 | Ссылка на оффер-документ | Ксения | — |
| 4 | Финальное собеседование — условия и оргвопросы | Зарина | 45–60 мин |
| 5 | Тестовый период | Зарина + Ксения + команда | 3 месяца |
1
Проверка в переписке
Ксения
Шаг 1 — Запрос кейсов
Попросить кандидата прислать описание 3 кейсов, которыми он гордится. Формат свободный, но важно указать:
- Страна и вуз
- Специальность / программа
- Что было сложно
- Чем закончилось
На что смотреть
- Реальные детали vs общие слова — «помогла поступить в вуз» — не кейс
- Разнообразие географии и ситуаций
- Честность в описании сложностей
- Качество письменной речи
Шаг 2 — Запрос подтверждения
- Попросить прислать документальное подтверждение хотя бы по одному кейсу или продемонстрировать экран во время видео-встречи
- Имя и личные данные студента можно замазать
- Форматы: offer letter, email от вуза, скриншот портала
💡 Классные кейсы люди обычно сохраняют. Если кандидат не может подтвердить ни один — это сигнал.
2
Первое собеседование
Ксения
Блок 1 — Знания (20 мин)
- Системы поступления в 2–3 ключевых странах (UK, USA, Europe)
- Отличие Common App от UCAS
- Что такое Early Decision / Early Action
- Документы: что обязательно, что опционально
- Роль рекомендательных писем
- Языковые тесты IELTS / TOEFL / Duolingo
Блок 2 — Ситуационные вопросы (10 мин)
- Дедлайн через неделю, а эссе не готово?
- Как объяснить клиенту отказ из вуза?
- Клиент не отвечает 3 дня — ваши действия?
- Как приоритизировать 8 кейсов одновременно?
Блок 3 — Краткий рассказ об условиях (10 мин)
- Нагрузка: 5–10 кейсов одновременно
- Формат: удалённо, гибкий график, присутствие в рабочее время
- Схема оплаты: за кейс / ставка — детали в офферном документе
- После звонка кандидату отправляется ссылка на оффер
3
Ссылка на оффер-документ
Ксения
- В документе: условия оплаты, нагрузка, формат, юридическая схема, NDA
- Кандидат читает самостоятельно и готовит вопросы к финальному звонку
- Срок ознакомления: 1–2 рабочих дня
💡 Хороший оффер-документ снимает 80% вопросов до финального звонка и экономит время на этапе 4.
4
Финальное собеседование
Зарина
Отмечено: 0 из 14
Финансовые условия
- Размер оплаты за кейс или ставка в месяцФиксированная сумма или % — обозначить чётко
- Схема выплатДаты, способ, валюта — ИП / самозанятый / договор
- Условия бонусов или повышения ставкиЗа результат, за объём, за срок работы
Нагрузка и формат
- Количество кейсов одновременноСтартовая нагрузка и максимум (5–10 кейсов)
- График и часы работыОнлайн, гибкость, присутствие в рабочее время
- Скорость ответа клиентамОжидаемый SLA — в течение 30 минут в рабочее время
- Форматы коммуникации с клиентамиTelegram, Zoom — что ведёт куратор самостоятельно
Зоны ответственности
- Что куратор делает сам, что согласуетДокументы, стратегия, эссе, коммуникация с вузами
- Взаимодействие с командойКто руководит куратором
- CRM и инструментыBitrix24, Notion, корпоративная почта
- Отчётность: что и как фиксируетсяПо кейсам, по срокам, форматы статус-апдейтов
Орг. вопросы и юридика
- Юридическое оформлениеНДА, договор, правовой статус
- Конфиденциальность клиентских данныхЧто нельзя публично обсуждать или публиковать
- Условия расторженияУведомление за сколько, что происходит с кейсами
Вопросы кандидату
- Почему хочет работать именно в Abroadz?
- Есть ли сейчас параллельные занятости?Совместительство, другие агентства, фриланс
- Что для него/неё важно в этой работе?
- Есть ли вопросы по офферному документу?
5
Тестовый период
Зарина + Ксения
| Период | Задачи | Точка оценки |
|---|---|---|
| Месяц 1 | Онбординг, знакомство с базой знаний и шаблонами, первый кейс под контролем | Созвон по итогам месяца — качество ведения кейса |
| Месяц 2 | 2–3 кейса самостоятельно, соблюдение дедлайнов, работа в CRM | Обратная связь от клиентов, скорость реакции |
| Месяц 3 | До 5 кейсов, полная самостоятельность, первые результаты | Финальная оценка — решение о продолжении |
Критерии успешного завершения
- Соблюдение всех дедлайнов по кейсам
- Положительная обратная связь от клиентов
- Полное ведение кейсов в CRM без напоминаний
- Нет жалоб на коммуникацию и скорость ответа
- Качество документов: эссе, списки вузов, письма
💡 Если к концу 3-го месяца есть сомнения — лучше расстаться. Хорошие кандидаты видны уже в первые 4–6 недель.
На что смотреть на всех этапах
✓ Зелёные флаги
- Реальные кейсы с деталями и цифрами
- Документы на руках — значит гордится работой
- Быстрые, структурированные ответы
- Вопросы о процессе, не о зарплате в первую очередь
- Понимает разницу между системами поступления
- Спокойно говорит о сложных ситуациях с клиентами
✕ Красные флаги
- Общие кейсы без деталей
- Не может подтвердить ни один результат
- Параллельно работает в другом агентстве
- Торгуется до того, как выслушал условия
- Медленно отвечает на этапе отбора
- Путается в базовых системах поступления
✉
Скрипты сообщений кандидатам
Переписка
с кандидатом
с кандидатом
1
Первый контакт
Первое сообщение — входящий отклик
Добрый день!
Спасибо за отклик — рада видеть ваш интерес к Abroadz 🙂
Меня зовут Ксения, я руководитель отдела образования. Мы помогаем студентам поступать в университеты за рубежом уже 12 лет.
Расскажите немного о себе: с какими странами и программами работали? Хочется понять ваш опыт, прежде чем двигаться дальше.
1
Запрос кейсов
После первого отклика — запрос кейсов
Отлично, спасибо за интерес!
Чтобы лучше познакомиться с вашим опытом, пришлите, пожалуйста, описание 3 кейсов, которыми вы гордитесь.
Формат свободный, но важно указать: страна и вуз, специальность / программа, что было сложно, чем закончилось.
Жду с нетерпением 🙂
1
Запрос подтверждения
После получения кейсов — запрос документов
Спасибо, кейсы интересные!
Небольшая просьба: пришлите документальное подтверждение хотя бы по одному из них — offer letter, письмо от вуза или скриншот портала. Имя и личные данные студента можно замазать.
Или если удобнее — можем договориться о коротком видео-звонке, где вы просто покажете экран.
Это финальный шаг перед тем, как пригласить вас на собеседование 🙂
2
Приглашение на собес
Приглашение на первое собеседование
Отлично, всё получили, спасибо!
Хотели бы пригласить вас на первый звонок — 30–40 минут. Поговорим о вашем опыте, немного проверим знание систем поступления в разных странах, и расскажем об условиях работы.
Когда вам удобно на этой неделе? Работаем по московскому времени 🙂
3
Отправка оффера
После первого собеседования — ссылка на оффер
Спасибо за звонок, было приятно пообщаться!
Как и договорились, отправляю ссылку на документ с условиями сотрудничества — там подробно про формат работы, нагрузку и оплату.
[ссылка на документ]
Изучите в удобное время. Если появятся вопросы — пишите. Финальный звонок назначим после того, как ознакомитесь 🙂
4
Приглашение финал
Приглашение на финальное собеседование
Добрый день!
Надеюсь, успели ознакомиться с документом. Хотели бы назначить финальный звонок — обсудим все вопросы по условиям и формату, ответим на всё, что возникло.
Займёт около 45–60 минут. Когда вам удобно? 🙂
—
Вежливый отказ
Отказ после рассмотрения кандидата
Добрый день!
Спасибо за время и интерес к Abroadz. Мы внимательно рассмотрели ваш опыт, но на данном этапе решили двигаться с другим кандидатом.
Это не значит, что вы нам не подходите — просто сейчас нам нужен немного другой профиль. Будем рады вернуться к разговору, если в будущем откроется подходящая позиция.
Удачи вам! 🙂